Personal Assistant



Paris


Permanent

L’assistant(e) soutiendra le chef du secrétariat du groupe SEFE/le chef du bureau exécutif de SM&T et fera partie de l’équipe locale de SM&T UK ainsi que de l’équipe du secrétariat du groupe SEFE, composée de 40 personnes.  Ce poste fait partie d’un pool de secrétariat flexible et pourra être amené à soutenir d’autres secteurs si les affaires l’exigent.  

Securing Energy for Europe GmbH (« SEFE GmbH ») est l’une des premières entreprises européennes du secteur de l’énergie axée sur le maintien de la sécurité d’approvisionnement et la création de valeur commerciale en Europe. Ses principaux domaines d’activité sont la fourniture d’énergie aux clients, le commerce de l’énergie, le transport de gaz et l’exploitation d’installations de stockage de gaz. SEFE GmbH est un groupe international composé d’environ 50 sociétés réparties dans 16 pays d’Europe, d’Asie et d’Amérique du Nord. Le groupe SEFE emploie environ 1 500 personnes, dont 200 auprès de son siège à Berlin.

SM& T Ltd fait partie intégrante du Groupe SEFE GmbH. Basé à Londres, SM&T Ltd est un négociant agile multi-matières premières ainsi qu’un partenaire d’affaires. Forts d’une expérience approfondie des produits dérivés, du numérique et de l’analytique, et prêts à saisir les opportunités découlant de la transition énergétique, nous cherchons à créer de la valeur, à la fois pour notre propre compte et pour nos partenaires, sur tous les marchés européens clés du gaz, du GNL, de l’électricité et des produits environnementaux.

Notre culture est définie par nos collaborateurs. En vivant nos valeurs au quotidien, nous continuons à créer une culture qui permet à chacun de réussir. Nous travaillons en équipe avec nos clients, notre société mère, mais aussi les uns avec les autres afin de comprendre les besoins de tous. De par notre passion inébranlable pour l’excellence, la croissance et l’apprentissage, nous visons à créer un environnement à même de favoriser le développement des connaissances, des compétences et de l’expérience, afin que nos collaborateurs puissent s’épanouir et prospérer dans leur carrière au sein de notre entreprise. Nous sommes convaincus d’avoir la meilleure équipe du secteur, une qualité qui fait de nous un partenaire de confiance sur les marchés internationaux des capitaux et de l’énergie. La diversité de notre personnel, la richesse de son expertise, de ses connaissances et de son expérience font de SM&T un lieu de travail réellement passionnant. Nous encourageons les nouvelles idées et initiatives, car la pensée innovante est au cœur de notre activité. Plus important encore, nous sommes une entreprise en pleine croissance et en développement, au sein de laquelle des personnes inspirées peuvent faire la différence et contribuer à façonner notre avenir.

Objectifs du poste

L’assistant(e) soutiendra le chef du secrétariat du groupe SEFE/le chef du bureau exécutif de SM&T et fera partie de l’équipe locale de SM&T UK ainsi que de l’équipe du secrétariat du groupe SEFE, composée de 40 personnes.  Ce poste fait partie d’un pool de secrétariat flexible et pourra être amené à soutenir d’autres secteurs si les affaires l’exigent.

 

Devoirs et responsabilités

 

  • Gestion de l’agenda – Réunions du responsable, conférences téléphoniques, ordres du jour et leurs traductions, procès-verbaux, diffusion aux fins de lecture préalable, compréhension des projets clés, priorités et actions en cascade.
  • Contrôle des ordres du chef de service et du directeur – Suivi et coordination de tous les ordres donnés par le responsable à ses subordonnés directs ou reçus de la haute direction de l’entreprise.
  • Gestion financière – Traitement des dépenses du responsable, suivi du budget de l’équipe et aide à la planification, régularisation, traitement des factures générées par l’équipe, des bons de commande, du P2P, des feuilles de couverture, vérification des politiques et procédures, signalement des irrégularités, liaison avec les équipes financières internes. Gestion de la file d’attente SAP sur demande.
  • Gestion des déplacements – Réservation des voyages (vols, hôtels, transferts, visas, etc.) dans le cadre des déplacements du responsable et des groupes de l’équipe, contrôle des visas, de la validité des passeports et des autres documents de voyage, établissement de rapports de base sur les déplacements de l’équipe.
  • Gestion des événements pour l’équipe– Recherche, paiements et logistique. Aide à l’organisation d’événements départementaux et d’équipe, ainsi que de réunions et d’événements d’équipe à grande échelle.
  • Intégration/sortie des JML au sein de l’équipe – Accès informatique, sièges, plans d’étage, traitement interne
  • Petits achats d’entreprise – Cadeaux, achats mineurs, etc. Les courses personnelles mineures sont autorisées en fonction des capacités.
  • Alignement, cascading & communication – S’assurer que le responsable et l’équipe sont au courant des derniers développements de l’entreprise, des actualités, des nouvelles politiques, des dernières initiatives, en tenant le département informé de ce qui se passe dans l’entreprise.
  • Traductions – Traduction de petits volumes ou organisation de traductions par des traducteurs internes ou externes pour des documents plus importants.
  • Rapport – Développer une bonne compréhension du style et de la méthode de travail de la direction et s’adapter en conséquence pour correspondre à son niveau d’énergie et à l’ampleur du travail.
  • Maîtrise complète du temps de travail – Prendre en charge de manière proactive l’agenda du responsable, y compris tous les rendez-vous, réunions et arrangements connexes, afin de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Cela inclut la gestion d’un calendrier de réunions très complexe et en constante évolution, ainsi que l’organisation des déplacements.
  • Agir en tant que premier point d’appel et gardien(ne) efficace du bureau de la direction, tant pour les contacts internes qu’externes, en gérant toute la correspondance postale et les appels entrants pour la direction afin de permettre la prise de mesures appropriées en temps opportun.
  • Esprit d’équipe – Développer et maintenir un solide réseau de relations et travailler en équipe avec le secrétariat du groupe ainsi qu’avec les autres bureaux du groupe SEFE pour assurer une communication fluide. Assurer les fonctions de l’autre AP en période de congés, selon les besoins.
  • Sensibilisation – Développer une forte compréhension du travail accompli par le responsable.
  • Protection de l’entreprise – Connaissance approfondie des politiques et processus pertinents. Contrôle et contribution au développement, le cas échéant.

Compétences

  • Grande proactivité – Avoir toujours une longueur d’avance
  • Capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement en constante évolution
  • Capacité à travailler malgré un manque de clarté/avec un minimum d’instructions
  • Capacité à gérer le stress, tout en démontrant un niveau d’énergie élevé
  • Diligence et fiabilité
  • Attitude professionnelle et mature au travail
  • Capacité à travailler en équipe et individuellement
  • Excellent anglais écrit et parlé. La connaissance de l’allemand ou d’autres langues est un avantage.
  • De solides compétences dans l’utilisation d’Excel et de PowerPoint sont essentielles, avec des aptitudes numériques et analytiques avancées, notamment pour l’utilisation du tableur ;
  • Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la capacité à traiter efficacement et poliment avec tous les membres de l’organisation ;
  • Solides compétences organisationnelles, de planification et administratives ;
  • Esprit novateur et prospectif ; capacité à analyser les pratiques de travail actuelles ainsi qu’à suggérer et mettre en œuvre rapidement des améliorations et des solutions ;

Expérience

  • Une expérience du travail dans une organisation internationale avec une société mère étrangère est un avantage.

 

Formation

  • Formation de niveau universitaire, toute qualification supplémentaire axée sur les affaires est un avantage.
  • Une formation formelle en secrétariat est préférable.
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