Office Manager/ Personal Assistant



Retail (SEFE Energy)


's-Hertogenbosch (Netherlands)


Contractor

Ben jij onze nieuwe duizendpoot en alleskunner? Vind je het leuk om anderen te helpen?

Over Ons

We begonnen onze reis als een ambitieuze, onafhankelijke gasleverancier in het noordwesten van Engeland, met als basis goede relaties en een passie voor groei en uitstekende klantenservice. We ontwikkelden onze producten voortdurend om meer klanten te bereiken. In minder dan tien jaar groeiden we uit van een handvol mensen met minder dan honderd klanten tot een van de grootste B2B energieleveranciers van Groot-Brittannië en breidden we uit naar Nederland en Frankrijk. Wij voorzien nu duizenden bedrijven en organisaties van de energie die zij nodig hebben om hun producten en diensten te leveren die door miljoenen mensen in Groot-Brittannië, Frankrijk en Nederland worden gebruikt. Wij maken deel uit van de SEFE Group – geleid door SEFE Securing Energy for Europe GmbH in Berlijn – die ongeveer 1.500 werknemers telt en samen hebben wij een duidelijke missie.

Onze Always Reaching for Better-strategie helpt ons om deskundig te reageren op veranderingen en vooruitgang en snel kansen te grijpen om te groeien en te ontwikkelen. Onze focus voor 2022 – 2025 is strategische, winstgevende groei en het versterken van onze fundamenten. We zijn op zoek naar mensen die gepassioneerd zijn over waar we naartoe gaan en die ons willen helpen om tot ver in de toekomst succesvol te zijn.

De 350 mensen die internationaal in ons bedrijf werken zijn vriendelijk en positief – je kunt bij iedereen terecht voor hulp en je ideeën zijn altijd welkom. We zijn toegewijd aan onze REACH-principes – Results, Expertise, Action, Challenge, Have courage – maar bovenal geven we om elkaars welzijn en ambities. Wij zetten ons in om een inclusieve omgeving te creëren die diversiteit omarmt en de ontwikkeling van kennis, vaardigheden en ervaring stimuleert. Wij zijn een plek waar je jezelf kunt zijn en je stempel kunt drukken, want wat je functie ook is, je zult een open, gastvrije sfeer aantreffen waarin fris denken wordt aangemoedigd en je bijdrage wordt erkend.

Investors in People heeft ons de gouden status toegekend en we hebben een zilveren EcoVadis-beoordeling waaruit onze inzet voor duurzaamheid blijkt.

Wat ga je doen?

Voor ons kantoor in ’s-Hertogenbosch zijn we op zoek naar een nieuwe collega, als tijdelijke vervanging voor onze Office Manager. Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor een soepele gang van zaken op kantoor, zodat collega’s zich kunnen focussen op hun taken. Je regelt alle dagelijkse kantoorzaken, bent aanspreekpunt voor collega’s en leveranciers en de schakel tussen het Nederlandse kantoor en de Financiële, IT en HR afdelingen op ons hoofdkantoor in Engeland.

Je ondersteunt alle teams met uiteenlopende werkzaamheden en je helpt het HR team met de coördinatie van administratieve HR taken wanneer nodig.

Jouw belangrijkste taken
De rol van Office Manager op ons kantoor omvat vele taken. Eigenlijk te veel om op te noemen. We noemen er een paar, maar wees niet verbaasd wanneer er ook andere werkzaamheden op je af komen:

  • Afhandelen van de inkomende post en ervoor zorgen dat dit bij de juiste afdelingen of personen terecht komt
  • Ontvangen van bezoek.
  • Agenda’s voor werkoverleggen maken en zo nodig notulen maken en verspreiden.
  • Aanspreekpunt voor leveranciers van allerhande kantoorzaken.
  • Tijdige aanschaf diverse kantoorartikelen en het beheren van het budget hiervan.
  • De schakel tussen het Accounts Payable team op ons hoofdkantoor in de UK en ons kantoor in ’s-Hertogenbosch, het maken van inkooporders.
  • Het zelfstandig verwerken van facturen, communiceren van betaalstatussen, up to date houden SAP.
  • Op verzoek van ons, in de UK gevestigd, HR team lokale HR ondersteuning bieden, waaronder het verwerken van personeelsmutaties zodat bv. de 1e dag van starters soepel verloopt.
  • Ondersteuning van het HR team bij de verzuimregistratie, zoals het bijhouden, bijwerken en monitoren van het online registratiesysteem, wanneer nodig.
  • Inrichting van werkplekken voor nieuwe collega’s en het helpen van bestaande collega’s met aanpassingen op hun werkplek.

Jouw kennis en ervaring

Herken jij jezelf in deze kernwoorden?

We hebben de belangrijkste eigenschappen en competenties die je nodig hebt voor deze functie op een rijtje gezet. Natuurlijk is dit lijstje nooit compleet en al helemaal niet perfect. Maar als je jezelf hierin totaal niet herkent, dan heeft solliciteren op deze vacature waarschijnlijk niet zoveel zin.

Communicatie – Je hebt goede communicatieve vaardigheden, past je gemakkelijk aan diverse groepen en lagen aan, zowel mondeling als schriftelijk.

Flexibiliteit – Het wisselen tussen verschillende taken kan heel snel gaan, vaak onverwachts. Daar moet je tegen kunnen zodat je overzicht en structuur kunt houden op andere werkzaamheden of gebeurtenissen.

Plannen & organiseren – Plant en organiseert zelfstandig en op eigen initiatief het eigen werk op effectieve wijze, mede in afstemming met anderen.

Accuraatheid – Je streeft naar nauwkeurigheid, probeert fouten te voorkomen en ziet erop toe dat de taken binnen het bedrijf grondig, geordend en zorgvuldig worden uitgevoerd, ook wanneer de druk hoog is.

Integriteit – Handhaaft de binnen SEFE Energy aanvaarde sociale en ethische waarden en normen in activiteiten die te maken hebben met de functie. Wijst handel(ingen) die botsen met de geldende normen en waarden af.

Samenwerken – Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is. Levert in samenwerking met anderen een actieve bijdrage om de doelen van het bedrijf te bereiken

Hands-on instelling – Kan gedurende een langere periode in hoge mate actief zijn indien de functie dat vraagt. Blijft effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag of tegenspel.

Graag anderen helpen – Je moet lol hebben in het helpen/ondersteunen van anderen, zowel intern als extern, in de breedste zin van het woord.

Jouw kennis en ervaring

Als je wilt solliciteren naar de functie van Office manager met HR taken dan heb je:

  • minimaal MBO werk- en denkniveau.
  • Ervaring met en kennis van HR gerelateerde werkzaamheden en procedures.
  • IT handigheid en handigheid in het algemeen.
  • Bij voorkeur ervaring met het samenwerken met een Accounts Payable team, ter verwerking en betaling van facturen.
  • Je spreekt en schrijft goed Engels.
  • Kunnen werken met de programma’s binnen het Microsoft Office pakket, zoals Word, Excel en Outlook en bij voorkeur ervaring met SAP.

Ons aanbod

Bij SEFE Energy werk je in een jong, enthousiast team dat steeds verder uitgroeit. Je krijgt een goed salaris en je arbeidsvoorwaarden, pensioen en andere verzekeringen zijn natuurlijk ook goed geregeld.

Mail ons jouw motivatie en cv!

Herken je jezelf in de kernwoorden die horen bij deze functie? Heb je de nodige kennis en ervaring? En raak je enthousiast van deze vacature? Stuur ons dan jouw sollicitatie. Dit kan heel makkelijk online via onderstaande knop. Het eerste deel van de online vragen worden in het Engels gesteld. De documenten die je toe kunt voegen, zoals motivatie en C.V. mogen in het Nederlands geschreven zijn.

Apply for role
VIEW ALL 's-Hertogenbosch (Netherlands) JOBS